Youve done a good job!
——香港美高梅手机版社商務會獎中心成立以來第一個會議項目—CIKM2009側記

香港美高梅手机版社商務會獎中心

「這麼多人來登記參會,為甚麼我看不見有人龍?」主辦單位張教授這一問,看得出我們的各項會前準備功夫發揮到預期的作用。

2009年11月2至6日,商務會獎中心承接了香港大學一個與電腦信息相關的會議項目,在亞洲博覽館進行會議登記註冊工作,會前登記人數逾600人。

從事MICE業務,首重細心服務,關注客人感受,將客人關心的事情放在第一位,急客人所急,想客人所想。站在主辦單位角度,最擔心現場未能及時疏散來註冊的人,又渴望隨時掌握已登記註冊的情況。站在與會人員的角度,最希翼知道會議的日程安排,而從外地來的人員,則會更關心往返會場的交通。我們在佈置工作時,都先從客人關心處出發考慮。

從網上登記的情況分析,第一天約有150人參會,第二天約有350人參會,註冊高峰集中在首兩天。由於主辦單位接納登記的彈性很大,與會人員有些全程五天都參加,有些只參加導修課,有些只參加工作坊。會前我們不厭其煩按照每位與會人員參加的項目、所住酒店等不同情況發出相關通知、備忘,讓旅客安心。而且,預先電郵收據讓客人核對資料,如有錯漏可提早修改,減少客人在現場停留等候的時間。六個負責現場登記的櫃台分工不分家,靈活性高,不論客人憑個人姓名,還是提供登記編號均能快速註冊,避免客人等候情況出現。各櫃台亦即時做好人數登記工作,能快速向主辦單位反饋情況,掌握出席人數。

是次項目是商務會獎中心成立以來第一個會議現場登記項目,這個項目舉行的日期較長,每天的開始時間都很早,個別主要同事整個星期都沒有回家,每朝五六點便起床作準備,但同事都毫無怨言,能夠敬業樂業,緊守崗位。

會議結束後,有與會者特意跑到註冊處,豎起拇指讚道:「You’ve done a good job!」為這個項目劃上完美的句號。

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